Você está percebendo as mudanças?
Atualmente, as Ouvidorias estão vivenciando uma transformação devido à adesão de novas tecnologias – especialmente os chatbots. Essas ferramentas estão aprimorando os processos de trabalho e gerando uma nova dinâmica no atendimento.
Neste artigo, convidamos os profissionais da Ouvidoria para refletir sobre:
- O uso dos chatbots no contexto das Ouvidorias
- As vantagens do atendimento virtual
- Os cuidados necessários para garantir um atendimento eficaz e seguro
Nosso objetivo com este texto é mostrar como equilibrar a inovação tecnológica com o acolhimento humano, sempre visando oferecer o melhor serviço ao cliente-cidadão.
Boa leitura!
O uso dos chatbots no contexto das Ouvidorias
Os chatbots são ferramentas que utilizam inteligência artificial para conversar com os usuários. Sua função é atuar na linha de frente do atendimento ao cliente. Isso agiliza o fluxo de trabalho e também libera os profissionais da Ouvidoria para se concentrarem em casos mais complexos.
Momentos para ativar o chatbot:
Primeiro contato com o cliente
Os chatbots são ideais para o primeiro contato com os usuários, onde podem coletar informações iniciais e responder a perguntas frequentes. A ideia aqui é confirmar que se trata de fato de uma manifestação a ser acolhida pela Ouvidoria.
Filtragem e encaminhamento de manifestações
Na sequência, essa tecnologia irá auxiliar na triagem das manifestações e no encaminhamento das demandas para atendentes humanos, se a situação assim requerer.
Vantagens do uso do Chatbot
Agilidade no Atendimento 
Os chatbots conseguem responder instantaneamente a perguntas frequentes e demandas simples, reduzindo significativamente o tempo de resposta aos usuários.
Disponibilidade 24/7
Os chatbots estão disponíveis o tempo todo, garantindo que os usuários possam obter respostas e resolver problemas a qualquer hora do dia ou da noite.
Eficiência e Produtividade
Ao lidar com questões repetitivas, os chatbots liberam os profissionais da Ouvidoria para focarem em atividades estratégicas e mais complexas.
Padronização das Respostas
Eles garantem que as informações fornecidas sejam consistentes e precisas, evitando erros humanos.
[box type=”info”] Atenção! Embora os chatbots possam aprimorar a eficiência do atendimento, é importante lembrar que eles não substituem o papel essencial dos Ouvidores.[/box]
Cuidados ao usar o Chatbot
Para garantir um serviço de qualidade, é fundamental que exista um transbordo imediato para um atendimento humano quando a situação assim requerer. Isso garante que os usuários sejam acolhidos de forma personalizada e adequada, promovendo uma experiência mais humanizada.
Em paralelo à eficácia operacional, a privacidade e a segurança dos dados dos usuários exigem atenção. Todas as informações coletadas devem ser protegidas rigorosamente conforme normas e regulamentações vigentes, garantindo a confiança e o respeito à privacidade dos indivíduos envolvidos.
Destacamos estes dois cuidados principais para reforçar a integridade do processo de atendimento, mantendo o foco na excelência e na responsabilidade no tratamento das manifestações recebidas.
Prontos para revolucionar o atendimento da sua Ouvidoria?
Apresentamos o novo chatbot integrado ao Sistema OMD.
Em parceria com a Strelo, introduzimos uma integração que permite acolher manifestações diretamente pelo chatbot do Sistema OMD. Essa solução dinâmica, simples e ágil foi desenvolvida para Ouvidorias que buscam proporcionar uma experiência excepcional ao seu público.
Conheça mais sobre essa nova funcionalidade! Fale com a nossa equipe e confira na prática.
