Cada vez mais empresas estão procurando formas de manter sua conformidade com leis, normas e regulamentos (compliance) e assim reduzir riscos e  melhorar sua eficiência nos mais variados processos de negócios. Em alguns casos isso é inclusive exigido por lei. 

É o caso da Lei 12.846/2013, também conhecida como “Lei Anticorrupção”, que determina a criação de um programa de integridade corporativa com o objetivo de criar medidas para evitar atitudes ilícitas contra a administração pública, seja ela nacional ou estrangeira. 

E, pensando nisso, as empresas que buscam manter sua integridade corporativa sabem o quão importante é ter um canal de denúncias efetivo. Isso porque ele é um dos principais pilares de um programa de compliance

Neste artigo, falaremos mais sobre esse canal essencial, mostrando a importância de documentar regras e fluxogramas e como as denúncias podem ser recebidas e organizadas. Além disso, vamos explicar a importância do sigilo neste processo e apresentaremos uma ferramenta que pode auxiliar as organizações nesta tarefa.

 

Primeiros passos para gerenciar um canal de denúncias efetivo

 

1. Documentar regras e fluxograma

Estabelecer normas e documentá-las é muito importante para que a equipe saiba receber a denúncia e dar andamento até a sua resolução final. 

Dessa forma, você esclarece os objetivos e responsabilidades do canal de denúncia e direciona a equipe responsável sobre como deve ser feito o procedimento para:

  • Recebimento e triagem de denúncias
  • Análise, categorização e priorização
  • Encaminhamento para os setores responsáveis
  • Acompanhamento de prazos e da resolução final
  • Proposição de melhorias em processos deficientes

fluxograma canal de denúncias efetivo

 

2. Recebimento de denúncias

Um canal de denúncias efetivo pode receber as denúncias em diversos tipos de canais, tais como telefone, e-mail, WhatsApp, formulários no site ou mesmo presencialmente. Você pode escolher uma dessas opções ou algumas delas. Não se limite a apenas uma forma, pois tudo dependerá das características da organização e do perfil do seu público.

Além disso, lembre-se que as denúncias estão normalmente relacionadas ao código de ética da organização. Por isso, é importante levá-lo em consideração enquanto o canal de denúncias está sendo implementado. Afinal, ele dará as diretrizes para a condução de todo o processo. 

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⚠️ Atenção para o sigilo e anonimato 

Invista em uma política anti represália bem estabelecida desde o início. É a partir dela que o denunciante se sentirá seguro em expor as informações que tem em mãos. Por isso, o denunciante deve saber que está protegido logo quando entra em contato com o canal de denúncias.

Esse nível de proteção deve persistir não apenas quando a manifestação for recebida, mas também durante todo o processo de encaminhamento da demanda. Afinal, muitas coisas podem acontecer nesse meio tempo e o infrator pode acabar identificando o denunciante e ameaçando-o.

 

3. Organizar dados relativos à denúncia

A centralização de informações é um dos pilares da eficiência do canal de denúncia e pode ser feita de diversas formas, funcionando a partir de e-mails, planilhas em Excel ou de um sistema de canal de denúncias.

Dentro de um sistema especializado em gestão de denúncias todas as manifestações estarão seguras e centralizadas em um mesmo ambiente, facilitando o gerenciamento e monitoramento de prazos de maneira ágil e ordenada.

 

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O Sistema OMD conta com as características listadas acima, sendo justamente o que sua organização precisa para tornar o um canal de denúncias efetivo. Mas esse não é o único benefício! Tudo pode ser facilmente gerenciado por um dashboard simples que facilita e agiliza a visualização de todo o processo. 

Além disso, o sistema conta com um tratamento especial das denúncias sigilosas e organiza todo o processo de apuração. Assim, é possível acompanhar todas as etapas do encaminhamento, monitorando prazos e responsáveis pela resolução dos problemas. 

A comunicação entre as áreas internas e as instâncias também é facilitada, pois é possível encaminhar cada denúncia individualmente. Se for necessário, esses encaminhamentos podem ser desmembrados para que áreas diferentes apurem as informações simultaneamente. 

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