Canal de denúncias efetivo: Como fazer uma gestão eficiente

Cada vez mais empresas estão procurando formas de manter sua conformidade com leis, normas e regulamentos (compliance) e assim reduzir riscos e melhorar sua eficiência nos mais variados processos de negócios. Em alguns casos isso é inclusive exigido por lei.

É o caso da Lei 12.846/2013, também conhecida como “Lei Anticorrupção”, que determina a criação de um programa de integridade corporativa com o objetivo de criar medidas para evitar atitudes ilícitas contra a administração pública, seja ela nacional ou estrangeira.

E, pensando nisso, as empresas que buscam manter sua integridade corporativa sabem o quão importante é ter um canal de denúncias efetivo. Isso porque ele é um dos principais pilares de um programa de compliance.

Neste artigo, falaremos mais sobre esse canal essencial, mostrando a importância de documentar regras e fluxogramas e como as denúncias podem ser recebidas e organizadas. Além disso, vamos explicar a importância do sigilo neste processo e apresentaremos uma ferramenta que pode auxiliar as organizações nesta tarefa.

Primeiros passos para gerenciar um canal de denúncias efetivo

1. Documentar regras e fluxograma

Estabelecer normas e documentá-las é muito importante para que a equipe saiba receber a denúncia e dar andamento até a sua resolução final.

Dessa forma, você esclarece os objetivos e responsabilidades do canal de denúncia e direciona a equipe responsável sobre como deve ser feito o procedimento para:

Recebimento e triagem de denúncias
Análise, categorização e priorização
Encaminhamento para os setores responsáveis
Acompanhamento de prazos e da resolução final
Proposição de melhorias em processos deficientes

2. Recebimento de denúncias

Um canal de denúncias efetivo pode receber as denúncias em diversos tipos de canais, tais como telefone, e-mail, WhatsApp, formulários no site ou mesmo presencialmente. Você pode escolher uma dessas opções ou algumas delas. Não se limite a apenas uma forma, pois tudo dependerá das características da organização e do perfil do seu público.

Além disso, lembre-se que as denúncias estão normalmente relacionadas ao código de ética da organização. Por isso, é importante levá-lo em consideração enquanto o canal de denúncias está sendo implementado. Afinal, ele dará as diretrizes para a condução de todo o processo.

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⚠️ Atenção para o sigilo e anonimato

Invista em uma política anti represália bem estabelecida desde o início. É a partir dela que o denunciante se sentirá seguro em expor as informações que tem em mãos. Por isso, o denunciante deve saber que está protegido logo quando entra em contato com o canal de denúncias.

Esse nível de proteção deve persistir não apenas quando a manifestação for recebida, mas também durante todo o processo de encaminhamento da demanda. Afinal, muitas coisas podem acontecer nesse meio tempo e o infrator pode acabar identificando o denunciante e ameaçando-o.

3. Organizar dados relativos à denúncia

A centralização de informações é um dos pilares da eficiência do canal de denúncia e pode ser feita de diversas formas, funcionando a partir de e-mails, planilhas em Excel ou de um sistema de canal de denúncias.

Dentro de um sistema especializado em gestão de denúncias todas as manifestações estarão seguras e centralizadas em um mesmo ambiente, facilitando o gerenciamento e monitoramento de prazos de maneira ágil e ordenada.

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O Sistema OMD conta com as características listadas acima, sendo justamente o que sua organização precisa para tornar o um canal de denúncias efetivo. Mas esse não é o único benefício! Tudo pode ser facilmente gerenciado por um dashboard simples que facilita e agiliza a visualização de todo o processo.

Além disso, o sistema conta com um tratamento especial das denúncias sigilosas e organiza todo o processo de apuração. Assim, é possível acompanhar todas as etapas do encaminhamento, monitorando prazos e responsáveis pela resolução dos problemas.

A comunicação entre as áreas internas e as instâncias também é facilitada, pois é possível encaminhar cada denúncia individualmente. Se for necessário, esses encaminhamentos podem ser desmembrados para que áreas diferentes apurem as informações simultaneamente.

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