Controle de Ouvidoria: Funcionalidades e integrações mais usadas no mercado

Durante as apresentações de demonstração do Sistema OMD, nossa equipe comercial conversa com Ouvidores de diferentes segmentos como financeiro, saúde, elétrico e educação, e entende que o mercado está se movimentando em busca de ferramentas que possam otimizar o controle da Ouvidoria. 

A adesão às novas tecnologias vem crescendo exponencialmente. Ouvidorias que contam com um sistema automatizado e especializado para o setor, com a possibilidade de receber, gerenciar e analisar as manifestações em um único lugar estão mais preparadas para atender o cliente/cidadão com excelência. 

Neste conteúdo apresentaremos as principais funcionalidades que nosso sistema possui e que vão ajudar a facilitar o trabalho das Ouvidorias. Acompanhe a leitura. 

Funcionalidades do Sistema OMD que tornam sua Ouvidoria mais ágil

Conheça algumas das diversas funcionalidades que vão ajudar a otimizar o controle de Ouvidoria da organização. Entre as principais estão o controle de prazos, a geração de relatórios de gestão e as interações presentes no sistema. Abordaremos sobre essas questões na sequência do conteúdo.

1. Controle de prazos, identificação e notificação de pendências

O Sistema OMD conta com relatórios e consultas específicas para gestão de prazos e vai ajudar a fazer o controle de ouvidoria monitorando prazos em diferentes atividades executadas. Além disso, há a identificação e a notificação de pendências das atividades no setor.

Por meio da solução disponibilizada pela OMD, é possível realizar o desmembramento das manifestações. Com isso, pode-se encaminhar cada atividade relacionada ao cotidiano da Ouvidoria diretamente para os setores responsáveis, o que contribui para otimizar a produtividade na organização.

Foto: OMD Soluções

A plataforma ainda apresenta o benefício de centralizar todos canais de manifestações. Dessa maneira, o recebimento das demandas acontece de forma rápida e prática por meio de formulário, e-mail ou até mesmo integrações. Somada a essa questão, é possível ter acesso a todas as demandas dos clientes e colaboradores.

Por fim, a organização pode controlar os prazos e ter o conhecimento do andamento de cada manifestação, tornando o dia a dia do Ouvidor mais ágil e prático.

2. Geração de relatórios gerenciais

Relatórios gerenciais são documentos essenciais para a tomada de decisão da instituição. O Sistema OMD conta com a disponibilidade de gerar esses relatórios em diversos formatos como HTML, planilhas no excel e também em formato portátil do PDF. Toda essa flexibilidade é oferecida para que a empresa utilize a que melhor atenda às suas necessidades. 

Foto: OMD Soluções

Segmentos regulamentados como BACEN, ANS e ANEEL exigem a entrega de relatórios específicos. Pensando nisso, o Sistema OMD gera este tipo de relatório para que a organização esteja sempre em conformidade com esses órgãos. 

Além das questões legais, a produção de um relatório completo vai ajudar a organização a tomar decisões assertivas baseadas em dados, posicionando a Ouvidoria como uma área estratégica dentro da empresa.

3. Integrações

Integrar maneiras de recebimento de manifestações juntamente com o sistema para Ouvidoria é outro fator importante para tornar o trabalho do profissional mais prático e eficiente. 

Com o Sistema OMD é possível realizar diversas integrações como:

• Formulários: trata-se de um dos locais nas quais o ouvidor vai ter o conhecimento das manifestações e pode ser disponibilizado diretamente no site da instituição;
• Importação automática de e-mails: com a automação do processo, em poucos segundos o profissional terá o conhecimento das demandas que chegam por e-mail; 
• RDR (Sistema de Registro de Demandas do Cidadão): é através dele que todas as instituições financeiras autorizadas a funcionar pelo Banco Central, tomam conhecimento e prestam esclarecimento sobre as reclamações e denúncias registradas no BACEN pelo cidadão demandante.
• Consumidor.gov: trata-se do serviço público que possibilita aos consumidores e empresas resolverem conflitos de consumo on-line. 
• ReclameAqui: site brasileiro de reclamações referentes à diversas empresas. Assim como no exemplo anterior, na plataforma OMD a organização terá conhecimento das reclamações que chegam pelo site Reclame Aqui. 

Imagem: OMD Soluções

Sistema OMD como parceiro da sua Ouvidoria

O controle de ouvidoria é uma prática fundamental para as empresas. Dessa forma, é essencial contar com uma boa plataforma, que possibilite receber, tratar e responder as manifestações de um único lugar, tornando a rotina do Ouvidor mais ágil e prática. 

Conte com as ferramentas necessárias para ajudar a otimizar o desempenho na sua organização, seja ela pública ou privada, sempre levando em conta as necessidades e a realidade dos profissionais envolvidos.

Solicite uma demonstração gratuita agora mesmo e torne sua Ouvidoria uma ferramenta estratégica para melhoria de processos internos e externos.