As ouvidorias são fundamentais na implantação e divulgação da Lei de Acesso à Informação (LAI), atuando com práticas regulamentadas e assumindo responsabilidades que favorecem a relação entre instituições e cidadãos. Porém, alguns fatores são importantes para que as ouvidorias atuem de forma colaborativa na implantação da LAI, tais como:
- Apoio da equipe interna da instituição e do time da ouvidoria
- Qualificação técnica da equipe de ouvidoria
- Padrões de qualidade nos atendimentos prestados
- Ferramentas adequadas para execução do processo
- Pesquisa de satisfação periódica sobre os serviços prestados pelas ouvidorias
Um grupo constituído por 79 ouvidorias abordou e discutiu a Lei, onde 42 afirmaram estar diretamente envolvidas com a responsabilidade de implementar a LAI e 21 atuam como membros dos grupos de trabalho internos nas instituições onde participam.
Além dos fatores mencionados, é necessário que as ouvidorias respeitem o processo de execução da LAI, que corresponde a 5 etapas.
- Protocolo do pedido de informação no SIC. Acompanhar o prazo de tramitação do pedido de informação do cidadão.
- Resposta ao solicitante. Monitorar o processo de resposta, observando se é satisfatória, parcialmente satisfatória ou insatisfatória..
- Protocolo de recurso. Conferir a elaboração do parecer dirigido à autoridade superior, com a análise da resposta.
- Relatório trimestral. Apresentar relatório trimestral com as informações e as perguntas mais frequentes, praticando a transparência ativa, que não necessita de uma demanda para ser encaminhada.
- Pesquisas de satisfação. Realizar regularmente pesquisa de satisfação com os todos os integrantes do processo de atendimento, equipe interna, instituição e cidadão. Tornando possível criar fluxos que possibilitem a operacionalização da LAI efetivamente.
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