Ouvidorias de todo o Brasil investem na automatização de processos

Olá! Eu sou o Ítalo Marinelli, diretor comercial na OMD soluções, e hoje trouxe um vídeo sobre a importância e vantagens da automatização de processos na Ouvidoria por meio de um sistema especializado.

A Ouvidoria é uma área dentro das empresas que vem crescendo muito nos últimos anos e tem se tornado cada vez mais relevante. É importante contar com uma ferramenta profissional especializada para utilizar no seu dia a dia.

Siga a leitura e confira 4 itens cruciais para o dia a dia do Ouvidor e que são necessários na ferramenta da Ouvidoria.

Itens essenciais para automatização de processos nas Ouvidorias

Considere essas ferramentas para maximizar os resultados da sua equipe de Ouvidoria:

1. Integrações: centralização de manifestações em um só canal

Procure ferramentas que vão auxiliar no dia-a-dia, ou seja, vão trazer para dentro da plataforma as manifestações coletadas nos canais em que os manifestantes possam entrar em contato.

Em caso de um e-mail divulgado, tenha uma ferramenta que automatiza a coleta de e-mails. em situações de um canal via site coloque um formulário que seja integrado à ferramenta e permita que outras formas de coleta sejam possíveis de inserir na ferramenta. Não faça distinções de manifestações que vêm através de canais diferentes.

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Imagem: banco imagens OMD

2. Controle de prazos: organiza todo o processo de tratamento de manifestações

Não adianta contar com um sistema no qual não é possível ter controle e visualizar os prazos. Tenha uma funcionalidade que permita a configuração de prazos na ferramenta. Ela irá auxiliar no processo e não vai armazenar dados ou manifestações que é necessário ficar procurando.

O prazo é um dos principais itens da Ouvidoria, pois existe o compromisso em dar uma resposta ao manifestante em um prazo mais curto.

3. Centralização das informações: protocolos com seus dados centralizados e com fácil acesso

Todo protocolo gerado precisa abraçar todos os dados que são coletados ao longo do processo. Não adianta ter a manifestação solta e um comentário feito em outro local, fazendo com que seja necessário procurar os dados para elaborar o resumo desse processo.

Deixe todos esses processos nas mãos da ferramenta. Ela gerará o protocolo e tudo o que for relacionado à manifestação estará junto para que a leitura e a análise daquele processo possam ser feitas.

4. Geração de relatórios detalhados: tomada de decisões estratégicas com a ajuda da Ouvidoria

A Ouvidoria que quer se tornar relevante para o negócio da organização deve contar com uma tomada de decisão estratégica. A geração de relatórios detalhados vai ajudar nessa tomada de decisões..

A Ouvidoria está lá para coletar as informações e com base nelas gerar dados relevantes para a empresa. Com isso, ela poderá melhorar e tomar decisões estratégicas relevantes.

Sistema OMD: receba, gerencie e analise as manifestações em uma única ferramenta

Esses quatro passos, portanto, são fundamentais para a Ouvidoria automatizar e informatizar os seus processos.

As planilhas são importantíssimas, mas não podem ser a principal ferramenta da sua Ouvidoria. O e-mail também é importante, mas como meio de comunicação e não como uma ferramenta de gestão.

Saber quais são as ferramentas adequadas de processos, comunicação e gestão é crucial para que a Ouvidoria seja relevante para a sua organização.

Com o Sistema OMD é possível receber, gerenciar e analisar todas as manifestações em um único lugar, auxiliando na automatização de diversos processos, com uma utilização didática e autonomia de resposta ao manifestante pelo próprio sistema, tendo impacto positivo na experiência do cliente.

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