No ambiente da saúde, onde vidas estão em jogo e a experiência do paciente é cada vez mais valorizada, a escuta ativa e qualificada se torna essencial. Nesse contexto, a Ouvidoria Hospitalar não apenas ganha protagonismo, como também passa a ser exigida por legislações específicas e normas regulatórias que orientam seu funcionamento.

Se você atua em instituições de saúde — seja na gestão, na Ouvidoria ou em áreas como compliance, qualidade e atendimento — este conteúdo foi feito para você. Aqui, reunimos os principais pontos da legislação brasileira sobre Ouvidoria na saúde e explicamos como uma atuação alinhada às normas pode transformar a percepção dos pacientes, otimizar processos internos e garantir conformidade regulatória.

O que é Ouvidoria Hospitalar e por que ela é estratégica?

A Ouvidoria Hospitalar é o canal responsável por receber, registrar, encaminhar e responder manifestações de pacientes, familiares, colaboradores e demais usuários dos serviços de saúde. Essas manifestações podem ser elogios, reclamações, sugestões, denúncias ou pedidos de informação.

Mais do que um canal de atendimento, a Ouvidoria atua como ponte entre o cidadão e a instituição. Ela identifica fragilidades nos processos, aponta oportunidades de melhoria e oferece dados estratégicos para a alta gestão. Assim, torna-se uma ferramenta essencial para promover a segurança do paciente, a qualidade do cuidado e o fortalecimento da imagem institucional.

O que diz a legislação brasileira sobre Ouvidoria Hospitalar?

A existência e a estruturação de Ouvidorias em instituições de saúde não são apenas boas práticas — elas são amparadas por diferentes normas legais e diretrizes. A seguir, listamos as principais regulamentações que toda instituição da área precisa conhecer:

1. Lei nº 8.080/1990 – Lei Orgânica da Saúde

Essa é uma das principais legislações que regem o Sistema Único de Saúde (SUS). Ela estabelece que a participação da comunidade é um dos pilares do SUS e, para isso, devem existir canais como as Ouvidorias para garantir o direito à manifestação dos usuários.

2. Portaria nº 2.416/2014 – Ministério da Saúde

Esta portaria regulamenta o funcionamento das Ouvidorias no âmbito do SUS, estabelecendo diretrizes como:

Acesso universal e gratuito ao canal;
Sigilo e proteção das informações;
Autonomia e imparcialidade na apuração das manifestações;
Apresentação de relatórios periódicos de gestão.

Ainda que voltada ao SUS, essa normativa serve de base para instituições privadas que desejam estruturar uma Ouvidoria ética, transparente e eficaz.

3. Resolução RDC nº 36/2013 – ANVISA

Essa norma trata das ações de segurança do paciente em serviços de saúde. Ela destaca que os estabelecimentos devem incentivar a cultura de escuta e resposta às manifestações, promovendo o aprendizado com os erros e melhorando continuamente a qualidade assistencial.

4. Resoluções da ANS – Agência Nacional de Saúde Suplementar

Para as operadoras de planos privados de assistência à saúde é fundamental seguir diretrizes estabelecidas na Resolução Normativa – RN Nº 323, de 3 de abril de 2013, que dispõe sobre a instituição de unidade organizacional específica de Ouvidoria, com a atribuição de assegurar a estrita observância das normas legais e regulamentares relativas aos direitos do beneficiário.

Ainda que algumas normas sejam voltadas às operadoras, os hospitais e clínicas parceiras também são impactados pelas exigências relacionadas à experiência do paciente e à resolutividade dos atendimentos.

5. Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

A LGPD também se aplica diretamente à Ouvidoria Hospitalar, pois grande parte das manifestações envolve o tratamento de dados pessoais, sendo parte deles sensíveis. Isso exige que o canal tenha processos bem definidos de recebimento, armazenamento e resposta, garantindo a segurança da informação e a privacidade do cidadão.

Como se adequar às normas e transformar a Ouvidoria em uma aliada estratégica?

Agora que você conhece os principais marcos legais, surge uma pergunta prática: como garantir que a Ouvidoria Hospitalar esteja alinhada à legislação e funcione de forma eficaz?

A resposta passa por três pilares:

1. Sistema especializado em Ouvidoria Hospitalar

Utilizar sistemas genéricos de atendimento pode até parecer suficiente no início, mas com o tempo, torna-se um problema. A falta de integração, os relatórios incompletos e a dificuldade de rastreabilidade comprometem a gestão.

A OMD Soluções oferece um sistema completo para Ouvidoria, com funcionalidades desenvolvidas especialmente para o setor de saúde, como:

Registro padronizado de manifestações;
Classificação por tipo e grau de complexidade;
Dashboards e relatórios alinhados às exigências da ANS;
Automação de prazos e alertas;
Módulo para tratamento de dados conforme a LGPD.

2. Capacitação contínua da equipe

Ter uma boa ferramenta é essencial, mas a equipe por trás da Ouvidoria também precisa estar preparada. Cursos de capacitação ajudam a desenvolver competências técnicas, éticas e relacionais — fundamentais para lidar com o público de forma empática e assertiva.

A OMD também oferece cursos para certificação de Ouvidores voltados à área da saúde, com conteúdos atualizados e foco em regulamentações específicas do setor.

3. Cultura organizacional voltada para escuta e transparência

Mais do que cumprir normas, a instituição precisa valorizar a Ouvidoria como parte da sua identidade. Isso significa incentivar o uso do canal, dar visibilidade aos resultados obtidos e, principalmente, transformar as manifestações em planos de ação reais.

Uma Ouvidoria bem estruturada não é custo. É investimento. Ela reduz riscos jurídicos, melhora a satisfação dos pacientes e fortalece a reputação institucional.

Veja também: Como implantar uma Ouvidoria eficiente na sua empresa

Ouvidoria Hospitalar: obrigação legal ou diferencial competitivo?

Se antes a Ouvidoria era vista como um setor isolado e reativo, hoje ela se consolida como uma área estratégica para inovação, segurança e excelência no cuidado.

E, diante de tantas regulamentações, estar em conformidade já não é suficiente — é preciso ir além, buscando ferramentas e práticas que coloquem o paciente no centro do cuidado e transformem dados em inteligência para a gestão.

A boa notícia é que a tecnologia e o conhecimento estão à disposição. Com a OMD Soluções, sua instituição conta com a melhor estrutura para operar uma Ouvidoria moderna, segura e alinhada às exigências legais da saúde no Brasil.

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